Af Nina Azoulay og Regine Wowk
Et godt presserum er ikke kun for store virksomheder og internationale koncerner. Tværtimod kan det være også være en virkelig god hjælp for små og mellemstore virksomheder, når det handler om branding og synlighed i medierne. For med et professionelt presserum sikrer I, at virksomhedens ansigt udadtil altid er imødekommende og venligt, døgnet rundt. I sparer tid og undgår stressede situationer. Ligesom I øger sandsynligheden for, at jeres historie er nem for journalisten at gå videre med i en tidspresset hverdag.
Selvom der er gode grunde til, at presserummet altid bør være opdateret og let tilgængeligt, støder vi ofte på presserum, som bærer præg af, at det er et stykke tid siden, der sidst har været en kommunikationsmedarbejder forbi.
Her er de tre mest almindelige fejl, vi som kommunikationsrådgiver og journalist støder på i virksomheders presserum.
Fejl nr. 1: Uaktuelle, kedelige fotos – eller måske slet ingen fotos
Gode fotos er et must, uanset om din virksomhed optræder meget (eller gerne vil optræde) i pressen eller deltage i den offentlige debat. Gode fotos øger sandsynligheden for omtale. I nogle tilfælde er det direkte afgørende for, om der overhovedet kommer omtale.
Mange medier har faste formater, hvor en illustration er et krav. Samtidig er journalisterne presset på tid og har ikke altid mulighed for at ringe rundt for at skaffe billeder. Det er ærgerligt at gå glip af potentielt god omtale eller muligheden for at deltage i debatten alene på grund af et manglende billede.
Når det handler om direktionen og talspersoner, er de gode portrætfotos vigtige. Det kan gøre en stor forskel, hvis I f.eks. deltager med debatindlæg og kronikker, for her er jeres direktør eller talspersoner jo bogstaveligt talt jeres ansigt udadtil. Situationsbilleder eller produktbilleder hører også til i ethvert professionelt presserum. For hvis medierne skal omtale jeres event eller jeres nye produkt, skal vi se dét og ikke virksomhedens direktør eller logo.
Og husk også: Det er ikke nok, at billedet er godt. Det skal også være tilgængeligt til download i høj opløsning, så det kan bruges på tryk i en avis eller et magasin, og så journalisten kan få fat i det, selv om den er fem minutter over fyraften.
Fejl nr. 2: Forældede kontaktinfo
Så snart der er nye folk i ledelsen, skal deres navn og titel fremgå af presserummet (sammen med portrætfotoet). Så snart der er nye talspersoner, skal deres kontaktinfo også fremgå. Hvis I har flere personer, som udtaler sig, eller som har hver deres fagområde (det kan f.eks. være en boligrådgiver og en investeringsekspert henne i bankverdenen, eller en biolog og en geolog ovre i natur- og udelivet), så er det oplagt præsentere dem i presserummet. Det sparer både journalisten og virksomheden tid, at man kan tage direkte fat i rette vedkommende – eller i hvert fald ved, hvem man skal tale med, så man kan forberede sig grundigt, inden man så eventuelt taler med kommunikationsmedarbejderen.
Nogle steder, f.eks. i mange kommuner, foretrækker ledelsen at alle henvendelser fra pressen går via presseafdelingen. Set fra journalisternes synsvinkel er det irriterende, men set fra presseafdelingens side er det med til at sikre, at halve sandheder og egne, faglige kæpheste ikke havner i pressen. Uanset om kontakten skal gå gennem pressemedarbejderen eller ej, er det god kommunikation at vise, hvem der udtaler sig om hvad, og hvad deres baggrund er for at gøre det.
Fejl nr. 3 Uoverskueligt faktamateriale
Fakta og nøgletal lyder måske kedeligt, men begge dele er vigtige at have med i presserummet. Gerne sammen med virksomhedens mål, visioner og CSR-politik. Det giver journalisten mulighed for at lave grundig research, så der ikke skal spildes dyrebar interviewtid på spørgsmål om faktuelle oplysninger. Det sparer pressemedarbejderen tid at kunne henvise til presserummet i stedet for at skulle grave rapporter og tidligere resultater frem.
Det gode faktamateriale kan ofte ligefrem krydre omtalen af virksomheden. F.eks. bliver det nemmere for journalisten – måske bare i en bisætning – at inddrage gode resultater, en ambitiøs klimapolitik eller et godt årsregnskab, selv om det ikke er vinklen for artiklen. Men endnu vigtigere: Det mindsker risikoen for, at der florerer forkerte oplysninger om virksomheden. Er seneste resultat eller nyeste årsrapport ikke tilgængelig, bliver det måske sidste eller forrige års tal, der kommer med i artiklen.
Og så behøver fakta ikke være så gråt og kedeligt, som det måske lyder. Det er også her, I har plads til at indflette virksomhedens kernefortælling, den sag, I arbejder for og de sætninger, I helst vil kendes og citeres for. Tilføj også gerne et kort afsnit om virksomhedens historie ind; hvornår er den stiftet, hvordan er den vokset, og hvad er målet eller udfordringen i dag?
Så altså: Et godt presserum er værd at bruge tid på, især fordi det er praktisk og tidsbesparende både for jer og for journalisterne. Uanset hvor du er, når journalisten ringer og har brug for et foto eller tal til en faktaboks, kan du henvise til presserummet og give en god service på et splitsekund. Og husk at holde pressesiden opdateret – gør det f.eks. til en fast opgave hver måned eller en gang i kvartalet at tjekke, at den er ajour med kontaktinfo, talspersoner, nye tal og gode billeder.
Dette blogindlæg er skrevet i samarbejde med journalist Nina Azoulay. Besøg hende her: Historiko.
